Å ta på seg rollen som styreleder, eller medlem av styret, kan være en spennende rolle om du er opptatt av nærmiljøet og at alle skal trives i borettslaget eller sameiet. Men vet du egentlig hva du begir deg ut på om du blir vervet?
Det er nok veldig få som kan svare på dette med mindre de har hatt erfaring fra slike oppdrag tidligere. Derfor har vi laget en enkel og ryddig guide for å lære deg mer om styrets ansvar og plikter som følger med jobben, slik at man er forberedt på hvilke situasjoner som kan dukke opp.
Det viktigste å forstå når noen tar på seg et verv som styreleder eller styremedlem i et sameie, er at dere blir et talerør for alle beboere. Målet er å ivareta alles interesser når det gjelder alt i fra miljø, sikkerhet, vedlikehold, og mange andre utfordrende oppgaver. Styreleder må også kanskje ta på seg mer ubehagelige oppdrag, som for eksempel økonomiske problemer hos beboere som ikke har betalt felleskostnader, hærverk og andre overtredelser av sameiets regelverk. Slike oppgaver kan være vanskelig å håndtere, spesielt om det dreier seg om personer som kjenner hverandre godt.
Vi skal gå gjennom flere viktige punkter for styreledere i borettslag og sameier, slik at det blir enklere å forstå oppdraget. Som regel er vervet på 2 år for styreleder, men kan selvfølgelig forlenges om personen ønsker å fortsette i tjenesten. For det første er det viktig at styreleder fører jevnlige styremøter og innkaller styret når det er saker som må diskuteres. Det finnes ingen regelverk som sier hvor mange styremøter dere må ha i løpet av året, men det er viktig at dere møter i jevne mellomrom for å diskutere viktige saker som kommer opp. Styreleder har også ansvaret for å føre protokoller på møter som avholdes, både generalforsamlinger og styremøter.
Styreleder har som regel jevnlig kontakt med regnskapsfører, og må ta tak i forskjellige oppgaver her som å eventuelt redusere kostnader, eller øke felleskostnader etter behov. Om det er slik at en eller flere beboere misligholder sin fellesgjeld, eller ikke betaler fellesutgifter, er det også viktig at styreleder setter inn tiltak for dette sammen med regnskapsfører, for å sørge for at borettslaget får inn inntektene de trenger.
Det er styreleder og styrets ansvar å innhente anbud fra tjenesteleverandører som skal utføre forskjellige vedlikeholdsoppgaver i borettslaget eller sameiet. Dette kan gjelde snømåking, rensing av takrenner, asfaltering eller beplantning. Regelverket for dette er ganske strengt på enkelte punkter, spesielt ved snømåking og eventuelle rasfarer fra tak som istapper, eller andre gjenstander i fellesarealer eller uteområder som må fjernes for beboernes sikkerhet. Styreleder kan selvfølgelig sette ut oppgavene eksterne leverandører av vedlikeholdsoppgaver som dette, men du som styreleder og medlemmer er ansvarlig for at slike oppdrag blir utført.
Som styreleder er det veldig viktig å ta tak i arbeidet som kreves for å sørge for at fellesarealer og uteområder er ryddige, trygge og forsvarlige å bruke. Dette er spesielt viktig med tanke på lekeområder for barn, da dette krever mye omtanke og vedlikehold slik at barna kan bruke apparater og uteområder fritt uten faremomenter. Leder og styret kan også sette opp retningslinjer for bruk av fellesarealer, slik at de ikke slites ned mer enn nødvendig, eller at beboere begynner å oppbevare ting de eier på rom som er borettslagets/sameiets eiendom.
Som styreleder har du ansvar i å ta tak i problemstillinger som kommer fra beboere. Typiske henvendelser kan være mistede nøkler, hærverk og klager på støy og bråk. Konflikthåndtering kan være en krevende oppgave å forholde seg til, og det kan tidvis være behov for å hente inn ekstern bistand i mer kompliserte saker.
Selvfølgelig er det også mange hyggelige oppgaver med å være styreleder. Det kan være en flott måte å komme i kontakt med naboene på. Som beboernes kontakt og tillitsperson kan det være mange hyggelige samtaler som oppstår i det daglige. Det er viktig å ha et godt samspill med beboerne i borettslaget slik at man får gode innspill og beboere som bryr seg om nabolaget.
Noen kan syntes det er hyggelig og givende å inspirere og motivere beboerne til å bidra i fellesskapet. Det er ikke alltid så lett å få alle til å delta på dugnader, men for mange kan det holde med lovnader om boller og kaffe, og ikke minst hyggelige samtaler og godt fellesskap. Noen ganger vil man også kunne stelle i stand festligheter i fellesarealer ved juletider, og sommerfest ute på plenen.
I tillegg får du som oftest en økonomisk kompensasjon for alt arbeidet du gjør i borettslaget eller sameiet. Godtgjørelsen blir fastsatt på årsmøter, og skal gjenspeile hvor mye arbeidstid du bruker på å stå i tjeneste for borettslaget. Vanlig praksis er at dette fastsettes ut fra boligselskapets størrelse, og fordelingen til de enkelte vervene baseres ut fra arbeidsmengde. Styreleder mottar ofte den største delen da dette anses som det mest krevende og ansvarsfulle vervet. Om du har mulighet, så forhør deg med tidligere styreledere om hvor mye tid de vanligvis bruker i uken/måneden, slik at du kan tilpasse oppgavene med jobb og familieliv.
Medlemmer av styret skal være med å gjøre beslutninger i borettslaget eller sameiet sammen med styreleder. Dere må gjerne hjelpe styreleder til å komme med gode forslag til punktene ovenfor når det gjelder økonomi, vedlikehold, miljø og sikkerhet for beboerne.
Det er viktig å forstå at både styreleder og styremedlemmer kan stilles personlig ansvarlige i alvorlige hendelser som kan knyttes direkte til mangelfull håndtering av HMS arbeid i borettslaget. Dette kan være nødvendig vedlikehold av bygg og anlegg, eller oppfølging av brannvern og andre forskrifter. Det er styrets ansvar å sørge for sikkerheten, og at boligselskapet følger de krav, forskrifter og regelverk som er pålagt av myndighetene. Dersom barn skader seg på dårlig vedlikeholdte lekeområder, istapper faller ned i hodet på beboere eller besøkende, eller ved andre typer personskader, kan dette medføre at styrets ansvar vil bli vurdert.
Det er viktig at dere støtter opp om styreleder for å hjelpe til å komme til gode og fordelaktige beslutninger for hele borettslaget eller sameiet. Husk at det er sikkert flere beboere som sitter inne med de samme tankene som deg når det gjelder vedlikehold eller miljøet i borettslaget, eller hvilke innkjøp eller kostnadsreduksjoner borettslaget som kan være gunstig for fellesskapet.
En av de viktigste oppgavene er vel å få på plass årsberetningen sammen med styreleder. Her kan styreleder også utnevne et medlem til å føre protokollen for årsmøtet, slik at dere kan samarbeide om å få en effektiv og god gjennomgang av året som har gått. Her fører dere opp de viktigste detaljene rundt økonomi, vedlikehold, miljø, og endringer i styret.
Dette diskuteres vanligvis på årsmøtet, men det kan også være viktige økonomiske beslutninger som krever oppmerksomhet på styremøter i tillegg. Dette kan gjelde innkjøp av tjenester som vasking av fellesareal, snekkerarbeid, nye takrenner, eller alt som er viktig for vedlikehold og sikkerhet. Det er viktig å se ofte på økonomien og hva slags utgifter borettslaget kan påta seg, og om det er mislighold i betaling av fellesutgifter.
I mange større borettslag er det vanlig å sette ut mange av oppgavene som styreleder og medlemmer har ansvaret for. Vi har spesialisert oss på å levere all slags bistand styret i et borettslag eller sameie måtte ha behov for. Vi ønsker å være styrets viktigste ressurs og samarbeidspartner, og tar oss av alt fra regnskap og forretningsførsel, til praktiske oppgaver innenfor vedlikehold, miljø, og sikkerhet for beboere.
Som kunde hos oss har dere mulighet til å få bistand fra en styrerådgiver som hjelper dere med alle spørsmål og oppgaver dere måtte ha i den daglige driften av deres boligselskap. Vi kommer med gode innspill til hvilke oppgaver som er viktigst å prioritere, og sørger for at dere følger alle lover og forskrifter som det ellers kan være vanskelig å sette seg inn i. Med oss som deres samarbeidspartner behøver dere kun å forholde dere til én enkelt leverandør for alt av bistand dere har behov for.
Mail oss 
Ring oss